Развитие с чистого листа. Что такое ZBX
Начинать в бизнесе с нуля каждый раз – не так уж плохо, если это осознанный выбор. В своей эксклюзивной статье для DKnews.kz, Мирас Касымов, исполнительный директор Axellect, делится взглядом на подход zero-based, который обеспечивает гибкость в принятии управленческих решений и позволяет больше инвестировать в инновационное развитие. Узнайте, что такое zero-based и как этот метод работает на практике.
Ноль за базу
Изначально подход Zero-based (нулевая база) — метод бюджетирования, который требует обосновать все расходы для каждого нового отчетного периода с условного «нуля», то есть независимо от предыдущих затрат. Это основное отличие от традиционного пути, где за основу всегда берутся предыдущие показатели.
Принцип впервые был сформулирован американцем Питером Пирром в 1970-х годах в книге Zero-based budgeting. Автор доказывал, что формирование годового бюджета через добавление процента к прошлогодней сумме – уже неэффективно. Между тем в большинстве крупных компаний на момент выхода книги в свет практиковался именно такой подход.
Почему идея оказалась востребованной? Изменения в мире стали происходить со стремительной скоростью. То, что было актуальным для бизнеса год назад, сегодня может не нести в себе никакого смысла. Поэтому нужно не бояться отказываться от каких-то привычных трат – перенаправляя их на более актуальные задачи, вы можете получить дополнительные инвестиции в развитие.
Так что же такое «нулевая база»? Основные принципы Zero-based можно заключить в четыре пункта:
- Обоснование: по каждой статье расходов требуется составить пояснение с нуля: почему снова необходимо направить средства именно на эти цели.
- Приоритизация: расходы ранжируются по степени важности и пользы для достижения целей компании.
- Эффективное распределение ресурсов: подход помогает выявить и вычеркнуть неэффективные или ненужные расходы, что способствует более рациональному распределению ресурсов.
- Фокус на текущие цели и задачи: Zero-based бюджетирование позволяет лучше сфокусироваться на актуальных задачах и приоритетах компании, а не на исторических данных.
Pro et contra
Безусловно, как и любая методика, у Zero-based есть свои плюсы и минусы. К несомненным преимуществам можно отнести более качественный контроль за расходами. Поскольку каждая статья бюджета должна быть «переобоснована», это позволяет избежать неоправданных трат, которые закладываются в бюджет без предварительного анализа или по привычке – потому что так происходило всегда. Метод также повышает прозрачность бюджетного процесса.
Zero-based способствует снижению затрат за счет выявления и исключения неэффективных расходов, что помогает рациональнее распределять ресурсы компании. Также обеспечивается гибкость в управлении бюджетом, что позволяет быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде, поскольку фокус делается на текущих задачах и приоритетах.
Однако у подхода есть и недостатки. Подготовка бюджета по таким принципам требует больше времени и усилий. Это может повлечь за собой значительные изменения в управлении и организационной структуре компании.
Кроме того, любые перемены вызывают сопротивление. Части сотрудников может не понравиться необходимость постоянного обоснования затрат. Эти факторы усложняют внедрение и применение подхода Zero-based, особенно если организация привыкла к традиционным методам бюджетирования.
Zero-эволюция
C сугубо финансового уровня подход перекочевал в бизнес-среду в целом и начал обозначаться как ZBX, что означает «всё с нуля». Популярность Zero-based обусловлена возможностью делать административные процессы в компании гибкими и эффективными, сопровождая внедрение и развитие различных инноваций.
В каком-то смысле ZBX перекликается с сутью Agile-подходов, ориентацией на облачные платформы – все должно быть оперативно, масштабируемо, адаптивно с учетом задач, возникших в моменте.
При реализации ZBX-проектов в любой области важно обеспечить прозрачность финансовых потоков и создать ценность через набор инициатив по оптимизации процессов.
Для обеспечения прозрачности необходимо ответить на три вопроса: кто тратит, сколько и на что. Для ответа на первый вопрос, нужно проанализировать расходы по подразделениям, включая корпоративный центр, бизнес-единицы, регионы и страны, площадки и центры затрат.
Ответ на вопрос сколько тратят, предполагает проведение бенчмаркинг-анализа, который включает сравнение с другими компаниями. Это позволяет оценить расходы по каждому пункту и определить, много это или мало. На этом этапе также выявляются возможности использования технологий для сокращения издержек.
Наконец, чтобы понять, на что компания тратит деньги, требуется проанализировать расходы по категориям и подкатегориям, продуктам и услугам, поставщикам и контрактам.
На финальном этапе формирования ценности определяются области для оптимизации, рассчитывается потенциальная выгода и разрабатываются конкретные инициативы для внедрения изменений.
5 шагов к ZBX
Реализация проекта ZBX включает пять этапов.
Сначала необходимо поставить четкие цели и задачи, будь то снижение затрат, операционная эффективность или инновации. Далее следует провести исчерпывающий анализ, собрав и систематизировав данные для корректной оценки текущей ситуации.
Это требует тщательного исследования каждого пункта расходов, а также деятельности компании в целом, желательно с привлечением внешнего консультанта или специализированной организации для эффекта свежего взгляда.
Затем нужно определить области для улучшения и потенциальной экономии средств, сформировав набор инициатив с планом реализации и ожидаемым экономическим эффектом.
Следующим шагом станет внедрение надежных процессов и систем, таких как оцифровка производственного цеха, автоматизация управления запасами или синхронизация планирования спроса и предложения.
Завершающим этапом является развитие адаптивной корпоративной культуры. ZBX будет развиваться и показывать результаты в среде, которая поддерживает лояльность к изменениям и стимулирует сотрудников вносить свой вклад в развитие процессов.
Ненулевые примеры
Проекты Zero-based способны сократить операционные расходы на 5–30% в зависимости от начальной ситуации в компании, а Zero-based operations (ZBO) обеспечивает снижение расходов до 40% за счет автоматизации, стандартизации и консолидации процессов.
Вот несколько примеров того, как zero-based подход показывает свою эффективность в бизнесе:
1. Снижение затрат через оптимизацию логистики и ремонта:
Одна крупная промышленная компания внедрила Zero-based подход для анализа своих логистических и ремонтных затрат. В результате тщательной переоценки всех действий удалось выявить избыточные расходы и оптимизировать процессы. Это привело к ежегодной экономии 3% от общего базового уровня расходов.
Высвобожденные средства были направлены на стратегические инициативы, такие как оцифровка производственного процесса и автоматизация управления запасами.
2. Повышение операционной эффективности и гибкости:
Производитель потребительских товаров применил Zero-based budgeting (ZBB) для пересмотра своих операционных расходов. Это позволило выявить устаревшие и неэффективные процессы, устранить дублирование и внедрить новые технологии. В результате операционные расходы сократились на 20%, а компания стала более гибкой и готовой к быстрым изменениям на рынке.
3. Инвестиции в инновации через переосмысление затрат:
Крупная торговая сеть внедрила Zero-based approach для оптимизации своих затрат на маркетинг и рекламу. Анализ показал, что значительная часть бюджета расходовалась на малоэффективные рекламные кампании и дорогие агентства.
Перераспределение средств позволило сократить маркетинговые расходы на 25% и направить сэкономленные средства на развитие новых цифровых каналов и технологий. Это включало запуск мобильного приложения для улучшения клиентского опыта и внедрение CRM. В результате компания повысила свою конкурентоспособность и увеличила долю рынка.
Эти примеры демонстрируют, как Zero-based подход позволяет компаниям эффективно управлять ресурсами, снижать затраты, обеспечивать гибкость и инвестировать в развитие и инновации.
Очевидно, что ZBX во многих сценариях помогает предприятиям выявлять и устранять ненужные расходы, высвобождая ресурсы для решений и действий стратегического уровня.
В условиях роста конкуренции и снижения доступности различных ресурсов, например, кадрового, метод будет находить все большую поддержку и распространение в компаниях независимо от отраслей – особенно в привязке к задачам инновационного развития.
