Искусственный интеллект приходит в архивное дело Казахстана.
Архив Президента РК представил госорганам цифровые решения, которые помогают распознавать документы, управлять архивохранилищами и проводить историко-документальную экспертизу, передает DKNews.kz.
О новых подходах специалисты рассказали на семинаре-тренинге Академии государственного управления при Президенте РК. В нем приняли участие представители центральных и региональных государственных органов.
Как меняется хранение государственных документов
Главной темой семинара стало документационное обеспечение и сохранность документов в условиях цифровой трансформации.
Руководитель Службы цифровых технологий и инноваций Архива Президента РК Куралай Кабарова представила современные подходы к хранению электронных документов.
Участники рассмотрели весь жизненный цикл цифрового документа — от его создания и использования до передачи на долговременное хранение.
Отдельное внимание уделили трем ключевым требованиям:
- подтверждению подлинности электронных документов;
- сохранению их целостности;
- обеспечению долговременной доступности информации.
Какие ИИ-системы разрабатывает Архив Президента
Отдельный блок обучения посвятили формированию цифровых архивов и применению искусственного интеллекта.
Участникам представили сразу несколько разработок Архива Президента РК.
- AI Geotopography — интеллектуальная платформа для управления архивохранилищами;
- AI Archival Recognition System — система автоматического распознавания рукописных и машинописных документов на казахском и русском языках;
- AI Mura — Virtual Guide — виртуальный гид;
- QuralAI Assistant — интеллектуальный помощник для историко-документальной экспертизы ценности документов.
По словам Куралай Кабаровой, внедрение таких инструментов позволит сократить объем рутинной работы, повысить качество обработки документов и эффективность специалистов.
Особенно заметный эффект может дать автоматическое распознавание архивных материалов. Работа с рукописными и машинописными документами традиционно требует значительных временных ресурсов, тогда как ИИ позволяет автоматизировать часть этого процесса.
Почему просто оцифровать документ недостаточно
Заведующая Сектором экспертизы проектов Архива Ельмира Нуркишева рассказала о современных требованиях к организациям, которые являются источниками комплектования архивов.
Она обратила внимание на стремительный рост объемов цифровой информации и риски ее потери.
«Доступ к документу через десятилетия - это не результат цифровизации, а результат правильного управления цифровыми данными и документами», - подчеркнула Ельмира Нуркишева.
На семинаре также рассмотрели международные стандарты хранения информации и особенности их применения в национальном регулировании.
Отдельное внимание уделили действующим законам, подзаконным актам и требованиям в сфере архивного дела, включая нормы Конституции Республики Казахстан, вступившей в силу с 1 июля 2026 года.
Каким должен быть архивист цифровой эпохи
Цифровая трансформация меняет и требования к специалистам.
Современному архивисту уже недостаточно знать только законодательство и правила работы с документами. По мнению экспертов, специалисту также необходимы компетенции в новых технологических направлениях.
Среди них:
- цифровые технологии;
- системы электронного документооборота;
- основы искусственного интеллекта;
- кибербезопасность;
- управление цифровыми данными.
Такой набор навыков становится особенно важным по мере того, как все большая часть государственных документов изначально создается в электронном виде.
Как документы попадают в «Е-Архив»
Практический блок провела руководитель Службы организации и экспертизы архивных фондов Архива Гульнара Мукажанова.
Она рассказала об истории развития электронного документооборота в Казахстане и этапах миграции документов организаций — источников комплектования Архива Президента РК в информационную систему «Е-Архив».
Еще одной темой стала экспертиза ценности электронных документов. Такая процедура проводится ежегодно и позволяет определить, какие материалы должны поступить на государственное хранение и как долго необходимо хранить остальные документы.
Участники семинара также разобрали правила составления номенклатуры дел и разработали универсальный алгоритм ее формирования.
Архивист II категории сектора экспертизы ценности документов Шынар Жанузакова отдельно рассказала об экспертизе цифровых фотодокументов в ведомственных архивах.
Зачем государству цифровые архивы с ИИ
Развитие таких систем касается не только работы архивистов. Государственные цифровые документы должны оставаться доступными и достоверными спустя десятилетия, несмотря на смену программ, оборудования и форматов хранения.
ИИ в этом случае может ускорить поиск, распознавание и систематизацию огромных массивов информации. Однако долговременная сохранность зависит не только от технологий, но и от единых правил управления данными.
Именно поэтому Архив Президента одновременно развивает цифровые инструменты и обучает специалистов государственных органов работе с электронными документами.
Ранее Архив также провел пятый обучающий семинар для организаций — источников комплектования. В нем приняли участие более 30 архивистов и документоведов.
