Все государственные органы страны уже в скором времени будут работать в единой системе электронного документооборота. Все нормативно-правовые документы будут согласовываться только в электронном варианте. Естественно, повсеместно идет подготовительная работа.
С 1 января 2014 года в РГУ «Учреждение ЕС-164/8» КУИС МВД РК внедрена единая система электронного документооборота (далее - ЕСЭДО).
Длительное ожидание и поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением – далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота.
Как показывает наша повседневная практика, все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях – полностью парализовать работу.
В скором будущем этому традиционному бумажному делопроизводству будет положен конец. Сейчас непрерывный процесс движения документов, будет отрабатываться в единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО) которая автоматизирует все аспекты современного делопроизводства от стадии проекта до его утверждения и отправки адресату.
Налажен контроль за всеми поручениями по входящей и исходящей корреспонденции, что сокращает количество просроченных документов. Сотрудники учреждения на себе испытали положительную динамику внедрения ЕСЭДО, активизирована работа перехода на безбумажный документооборот, меньше затрачивается времени на обсуждение проектов.
Немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций документов позволяет восстановить всю историю действий с ним.
Инспектор канцелярии Кожатаева Динара
