Түркістанда төрт өңірдің архив мамандары бас қосты. Қызылорда, Жамбыл, Түркістан облыстары мен Шымкент қаласының өкілдері архив ісіндегі заңнамалық өзгерістерді және «Е-Архив» ақпараттық жүйесінің жұмысын талқылады, деп хабарлайды Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.
5 қарашада жарияланған мәліметке сәйкес, өңірлік семинардың басты мақсаты – архив саласындағы жаңа талаптарды түсіндіру, құжаттармен жұмыс істеу тәртібін жетілдіру және мамандар арасында тәжірибе алмасу, деп хабарлайды DKNews.kz.
Архив саласында қандай өзгерістер талқыланды?
Семинар барысында қатысушылар архив ісі мен құжаттаманы басқаруға қатысты нормативтік құқықтық актілердегі негізгі өзгерістермен танысты. Мамандарға заңнама талаптарын күнделікті жұмыста қолдану тәртібі түсіндірілді.
Әсіресе архив құжаттарын сақтау, есепке алу және пайдалану мәселелеріне назар аударылды. Бұл бағыттар мемлекеттік және ведомстволық архивтердің күнделікті қызметінде маңызды орын алады.
Қатысушылар құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және олармен жұмыс істеудің қолданыстағы тәртібін сақтау мәселелерін де қарастырды.
«Е-Архив» жүйесіндегі қиындықтар талқыланды
Жиынның негізгі тақырыптарының бірі – «Е-Архив» ақпараттық жүйесі. Бұл платформа электрондық архив құжаттарын қабылдау, есепке алу, сақтау және пайдалану үдерістерін автоматтандыруға арналған.
Семинарға қатысушылар жүйемен жұмыс істеу барысында кездесетін қиындықтарды ортаға салып, оларды шешу жолдарын талқылады.
Цифрлық архив жүйесінің тиімді жұмыс істеуі құжаттарды өңдеу уақытын қысқартуға, ақпаратты іздеуді жеңілдетуге және архив мекемелерінің жұмысын жүйелеуге мүмкіндік береді.
Сонымен бірге электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, олардың түпнұсқалығын растау және ұзақ мерзімді қолжетімділігін сақтау архив саласындағы маңызды міндеттердің бірі болып қала береді.
Төрт өңірдің мамандары тәжірибе алмасты
Түркістандағы семинарға еліміздің оңтүстік өңірлерінен архив ісіне жауапты мамандар қатысты.
Олардың қатарында:
- Қызылорда облысының архив мамандары;
- Жамбыл облысының өкілдері;
- Түркістан облысының архив қызметкерлері;
- Шымкент қаласының мамандары бар.
Қатысушылар өз өңірлеріндегі жұмыс тәжірибесімен бөлісіп, архив қызметін ұйымдастыру кезінде туындайтын мәселелерді талқылады.
Мұндай кездесулер әртүрлі өңірдегі мамандардың ортақ мәселелерді анықтауына және оларды шешудің тиімді тәсілдерін қарастыруына жағдай жасайды.
Архивтерді цифрландыру не үшін маңызды?
Архивтерде тарихи құжаттармен қатар мемлекеттік мекемелер мен ұйымдардың қызметіне қатысты маңызды ақпарат сақталады. Сондықтан құжаттардың жоғалмауы, дұрыс есепке алынуы және қажет кезде қолжетімді болуы ерекше мәнге ие.
Электрондық архив жүйелері осы міндеттерді орындауға көмектеседі. Алайда цифрландыру тек құжаттарды электрондық форматқа көшірумен шектелмейді. Ақпаратты жүйелі сақтау, оның тұтастығын қамтамасыз ету және ұзақ мерзім бойы пайдалануға мүмкіндік жасау да қажет.
Семинар соңында мамандар архив саласындағы жұмысты жетілдіруге қатысты ұсыныстарын ортаға салды. Талқылау барысында заңнамалық талаптарды тәжірибеде қолдану мен «Е-Архив» жүйесіндегі мәселелерді шешуге басымдық берілді.
Бұған дейін біз Қазақстан Президенті Архивінің жасанды интеллект пен цифрлық технологияларды құжаттарды сақтау ісінде қолдану тәжірибесі туралы жазған едік. Ол кезде мамандар электрондық құжаттарды ұзақ мерзімді сақтау және «Е-Архив» жүйесіне көшіру мәселелерін қарастырған болатын.
